132. Kapitel

Inhaltliche Vorbereitung

Der Grundstein für den Redeerfolg wird mit der Vorbereitung gelegt.

Zwar hat wohl jeder Redner bei der Übernahme eines Themas schnell ein paar Ideen, aber die allein machen noch keinen guten Vortrag aus. Weitere Arbeitsschritte sind erforderlich:

• Die Anfangsideen müssen um zusätzliches Material ergänzt werden.

• Die Gedanken müssen geordnet und in eine sinnvolle Gliederung gebracht werden.

• Redeunterlagen müssen erstellt werden.

• Medien und andere technische Hilfsmittel müssen vorbereitet werden.

2.1 Vortragsziel an den Zuhörern orientieren

Wer einen Vortrag oder eine Präsentation hält, muss sein Redeziel und seinen Zuhörerkreis kennen. Die grundlegende Unterscheidung in Überzeugungs- und Informationsvortrag wurde schon dargestellt. Aber das reicht zur Formulierung eines eindeutigen Redeziels nicht aus. Wer einen Vortrag hält oder präsentiert, muss sich in die Situation seiner Zuhörer versetzen können, damit er seinem Anliegen zum Durchbruch verhelfen kann. Er muss die Interessen seiner 14Zuhörer kennen. Deshalb stehen am Anfang aller Überlegungen die beiden Fragen:

• Vor welchem Zuhörerkreis wird gesprochen und

• was soll mit dem Vortrag oder der Präsentation erreicht werden?

Nur anhand eindeutig definierter Vortrags- oder Präsentationsziele können Sie beurteilen, ob Sie die beabsichtigte Wirkung erreichen. Überlegen Sie deshalb schon bei der Vorbereitung Kriterien, mit deren Hilfe Sie Ihr Vortragsziel messen können.

Nicht immer liefert das Thema eine eindeutige Auskunft. Wenn Sie einen Vortrag oder eine Präsentation im Auftrag eines anderen durchführen, dann klären Sie mit dem Auftraggeber die Zielsetzung.

Dieses Beispiel zeigt, dass noch einige Fragen zu klären sind, bevor der Mitarbeiter den Vortrag halten kann, denn außer einem Hinweis auf den Termin hat der Vorgesetzte keine genauen Angaben gemacht. Lautet das Thema nur „Personalentwicklung“ oder ist es genauer formuliert? Es ist ein Unterschied, ob das im eigenen Unternehmen bestehende Konzept nur vorgestellt wird oder ob die Zuhörer dafür gewonnen werden sollen, Personalentwicklung in ihrem Unternehmen einzuführen. Im ersten Fall würde die Information im Vordergrund stehen, der Vortrag könnte dann z.B. lauten: „Erfahrungen mit der Personalentwicklung der Firma XYZ“. Im zweiten Fall wäre das Ziel, die Zuhörer von der Notwendigkeit der Personalentwicklung 15zu überzeugen. Das Thema könnte in diesem Fall wie folgt formuliert sein: „Personalentwicklung liefert die Fachkräfte der Zukunft“.

Falls die Formulierung des Themas keine genaue Auskunft über das Vortragsziel gibt, muss sich der Redner auf andere Weise Klarheit verschaffen. Hilfe erhalten Sie, wenn Sie sich in die Rolle der Zuhörer versetzen und überlegen, welche Fragen diese durch den Besuch Ihres Vortrags oder Ihrer Präsentation beantwortet haben möchten. Auch die Zusammensetzung des Publikums sowie eine Information über dessen Vorkenntnisse und Erfahrungen mit dem Thema können Hinweise auf das Redeziel geben. Ein Vortrag vor Fachkollegen hätte wahrscheinlich andere Ziele und Inhalte, als wenn vor Teilnehmern referiert würde, die sich erstmalig mit dem Thema befassen.

Überzeugend auftreten

Das weitere Vorgehen orientiert sich am Vortragsziel

Das Vortragsziel ist bestimmend für die weitere Planung und Vorgehensweise. Die Stoffsammlung und Stoffauswahl sowie die Gliederung Ihres Vortrags werden nicht ohne genaue Kenntnisse des Vortragsziels möglich sein. Auch für die Entscheidung, welche Vortragsteile visuell unterstützt werden sollen, müssen Sie Ihr Redeziel kennen.

Überlegen Sie sich, was die Zuhörer schon wissen, was Sie noch wissen möchten, was sie interessiert. Die Stoffauswahl unter diesem Aspekt wird nur möglich sein, wenn Sie genau wissen, wer ihre Zuhörer sind.

2.2 Stoffsammlung

Nachdem das Redeziel feststeht, folgt die Stoffsammlung. Halten Sie bei der Materialsuche zunächst alle Gedanken fest, die Ihnen einfallen, auch wenn Sie noch nicht sicher sind, ob Sie diese im Vortrag tatsächlich benötigen.

Auch Gedanken, die nicht in den Vortrag einfließen, können nützlich sein. Ein Redner sollte immer wesentlich mehr wissen, als er sagt. Einzelne Gedanken können auch in einer späteren Diskussion noch nachgeschoben werden.

Spontanideen zum Thema sofort aufschreiben

Einige Gedanken werden Ihnen bei der Übernahme des Themas spontan einfallen. Halten Sie alle Ideen unbedingt schriftlich fest. Für die Sammlung der Spontanideen können die an anderer Stelle noch angesprochenen Stichwortkärtchen verwendet werden. Wenn Sie jeden Gedanken auf ein eigenes Kärtchen schreiben, dann können Sie die Kärtchen später durch einfaches Umsortieren in die gewünschte Reihenfolge bringen.

Systematische Stoffsammlung

Nicht alle Gedanken werden Ihnen von selbst zufliegen. Deshalb folgt in einem zweiten Schritt die systematische Stoffsammlung. Es gilt, die für jedes Thema vorhandenen Quellen zu erschließen. Regen Sie dazu Ihr Gedächtnis durch Fragen an. Diese können sich auf das Thema und den Inhalt sowie auf das Publikum beziehen.

17Fragen zum Publikum

• Wer ist der Veranstalter?

• Vor wem wird der Vortrag gehalten?

• Wie viele Zuhörer kommen voraussichtlich?

• Welche Vorkenntnisse und Erfahrungen haben die Zuhörer?

• Was interessiert die Zuhörer?

• Was interessiert die Zuhörer nicht?

Fragen zum Thema und Inhalt

• Was ist der Anlass für den Vortrag?

• Wie ist das Thema genau formuliert?

• Warum spreche ich?

• Was will ich erreichen (Redeziel)?

• Was sind die wichtigsten Aussagen, um das Redeziel zu erreichen?

• Wie erreiche ich die Beziehungsebene (Gefühlsebene)?

• Welche Probleme bestehen?

• Welche Argumente habe ich?

• Mit welchen Gegenargumenten ist zu rechnen?

• Welche Kenntnisse und praktischen Erfahrungen habe ich auf diesem Gebiet?

• Kann ich neue Erkenntnisse vermitteln?

• Welche Möglichkeiten zum Auflockern habe ich?

• Welche Daten müssen genannt werden?

• Sind die Ausführungen von Vorrednern zu berücksichtigen?

• Wie lässt sich das Thema im Vortrag darbieten?

• Sollen einzelne Gedanken visualisiert werden?

• Ist eine anschließende Diskussion vorgesehen?

• Was kann in der Diskussion behandelt werden?

Technisch-organisatorische Fragen

• Wie viel Zeit steht zur Verfügung?

• Wie sieht der Vortragsraum aus?

• Welche Hilfsmittel können eingesetzt werden?

• Sind die benötigten Hilfsmittel vorhanden?

18Stoffauswahl und Gewichtung

In dieser Vorbereitungsstufe kommen qualitative Aspekte hinzu. Aus der Fülle des Materials muss ausgewählt werden, was in der begrenzten Zeit vorgetragen werden soll und kann. Anhand des Redeziels und der Zielgruppe wird auch überprüft, welches Gewicht die einzelnen Teile in der Gesamtdarstellung haben sollen. Folgende Fragen können bei dieser Entscheidung helfen:

• Was muss unbedingt vorgetragen werden, weil es zum Verständnis beiträgt und/oder meine Argumentation stützt?

• Was kann (bei knapper Zeit) am ehesten wegbleiben?

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